Apa yang berubah pada 7 November 2023
Konvensi Apostille Den Haag mulai berlaku untuk Tiongkok daratan pada 7 November 2023. Sebelum tanggal tersebut, ijazah atau transkrip yang diterbitkan di luar negeri harus melalui tiga tahap: notaris setempat, kemudian kementerian luar negeri negara yang menerbitkannya, dan terakhir kedutaan atau konsulat Tiongkok di negara tersebut. Tahap terakhir itu tidak lagi berlaku bagi negara-negara yang menjadi pihak dalam Konvensi.
Sebagai gantinya, satu sertifikat dilampirkan pada dokumen Anda oleh otoritas yang ditunjuk di negara tempat dokumen tersebut diterbitkan. Otoritas Tiongkok menerima sertifikat itu secara langsung. Konsulat Jenderal Tiongkok di San Francisco menyatakan secara gamblang untuk yurisdiksinya sendiri ketika perubahan tersebut berlaku: mulai 7 November, kedutaan besar dan konsulat jenderal Tiongkok di Amerika Serikat akan menghentikan autentikasi konsuler, dan dokumen publik dalam lingkup Konvensi yang diterbitkan di AS hanya memerlukan apostille AS sebelum dikirim ke daratan Tiongkok. Pemberitahuan setara dikeluarkan oleh misi Tiongkok di tempat lain.
Hong Kong dan Makau sudah tercakup jauh sebelum tahun 2023 — Konvensi ini telah berlaku di sana sejak tahun 1965 dan 1969 secara berturut-turut, dan terus berlaku setelah penyerahan kedaulatan pada tahun 1997 dan 1999. Perubahan tahun 2023 memperluas pemberlakuan konvensi ini ke Tiongkok daratan. Banyak saran studi di Tiongkok yang diterbitkan sebelum akhir tahun 2023 masih tersedia daring dan masih menjelaskan langkah kedutaan yang lama. Periksa tanggal pada informasi apa pun yang Anda baca, termasuk halaman ini.
Jalur mana yang berlaku untuk Anda
Hanya ada tiga situasi, dan situasi mana yang Anda alami sepenuhnya tergantung pada negara yang menerbitkan dokumen — bukan pada kewarganegaraan Anda dan bukan pada universitas yang Anda lamar.
| Situasi Anda | Apa yang dibutuhkan dokumen Anda |
|---|---|
| Negara yang menerbitkan dokumen adalah pihak dalam Konvensi tersebut | Apostil dari otoritas yang ditunjuk negara tersebut. Tidak ada langkah kedutaan atau konsulat Tiongkok. |
| Negara itu bukan pihak dalam Konvensi | Rantai lama masih berlaku: legalisasi notaris, kemudian kementerian luar negeri negara tersebut, lalu kedutaan atau konsulat Tiongkok di sana. |
| Dokumen tersebut diterbitkan di India | Legalisasi konsuler, bukan apostil. Lihat di bawah — ini adalah pengecualian yang sering mengejutkan orang. |
Keanggotaan tidak statis dan negara terus bergabung, jadi satu-satunya cara yang dapat diandalkan untuk menentukan status Anda adalah dengan mencari negara Anda di tabel status yang dikelola oleh Konferensi Den Haag, yang ditautkan di bawah. Periksa sendiri daripada mempercayai daftar yang disalin ke posting blog, termasuk yang ini.
Pengecualian India
India adalah pihak pada Konvensi Apostille, dan Tiongkok sekarang juga menjadi pihak — namun Konvensi tersebut tidak berlaku di antara keduanya. India mengajukan keberatan terhadap aksesi Tiongkok pada September 2023, yang menurut Konvensi berarti konvensi tersebut sama sekali tidak berlaku di antara kedua negara tersebut.
Konsekuensi praktisnya adalah dokumen yang diterbitkan di India dan ditujukan untuk Tiongkok daratan masih memerlukan rantai legalisasi konsuler penuh, yang berakhir di misi diplomatik Tiongkok di India. Pelamar India yang mendapatkan apostille karena panduan mengatakan Tiongkok bergabung dengan Konvensi akan membeli sertifikat yang tidak akan diterima oleh otoritas Tiongkok untuk tujuan ini.
Kementerian Luar Negeri Tiongkok menyatakan hal ini secara langsung, dan Konferensi Den Haag mencatat keberatan tersebut dalam tabel statusnya. Keduanya tertaut di bawah, dan keduanya layak ditunjukkan kepada siapa pun yang memberikan informasi yang bertentangan.
Hal ini jauh lebih penting daripada sekadar masalah teknis: India mengirimkan banyak mahasiswa ke universitas-universitas di Tiongkok, terutama ke program kedokteran, dan pesan apostil yang disederhanakan adalah pesan yang telah menyebar luas. Jika dokumen Anda berasal dari India, siapkan waktu dan biaya untuk jalur yang lebih lama.
Apostil bukan terjemahan, dan bukan persetujuan.
Ini adalah kesalahpahaman yang paling umum, dan hal ini bisa merugikan seluruh proses penerimaan. Apostil hanya mengesahkan satu hal yang terbatas: bahwa tanda tangan dan stempel pada dokumen tersebut asli. Apostil tidak mengatakan apa pun tentang isi dokumen, tidak membuat dokumen tersebut berlaku untuk tujuan tertentu, dan tidak menerjemahkan dokumen tersebut ke dalam bahasa Mandarin.
Ijazah Anda bisa saja sudah diapostil dengan sempurna tetapi masih tidak memenuhi persyaratan bahasa kantor penerimaan mahasiswa. Pengumuman konsulat yang mengumumkan perubahan tersebut secara tegas memberitahu pelamar untuk memeriksa kepada otoritas Tiongkok terkait mengenai format, konten, batas waktu, dan persyaratan terjemahan — terjemahan disebut sebagai hal terpisah yang diputuskan oleh lembaga penerima.
Sebagai salah satu contoh yang dipublikasikan, Universitas Peking mewajibkan materi aplikasi dalam bahasa Mandarin atau bahasa Inggris, dan menetapkan bahwa dokumen dalam bahasa lain mana pun harus dilengkapi dengan terjemahan tersumpah dalam bahasa Mandarin atau bahasa Inggris. Universitas lain menetapkan aturan mereka sendiri. Baca halaman penerimaan universitas yang benar-benar Anda lamar.
Persyaratan ditetapkan per lembaga. Jangan berasumsi bahwa peraturan yang diterbitkan oleh satu universitas berlaku untuk universitas lain, dan jangan berasumsi bahwa peraturan yang Anda dengar tahun lalu masih berlaku.
Mendapatkan urutan yang benar
Urutan penting, karena setiap langkah mensertifikasi langkah sebelumnya. Melakukan kesalahan biasanya berarti membayar dua kali lipat.
- Dapatkan dokumen itu sendiri dalam bentuk akhir dari lembaga penerbit — sekolah, universitas, atau kantor pendaftaran pemerintah Anda. Tidak ada yang dapat disertifikasi sampai dokumen tersebut ada dalam bentuk yang ingin Anda ajukan.
- Dokumen tersebut diakta notaris jika otoritas yang ditunjuk negara Anda memerlukan akta notaris sebelum mengeluarkan apostille. Praktiknya berbeda-beda antarnegara dan jenis dokumen, jadi tanyakan kepada otoritas yang mengeluarkan apostille tentang persyaratannya.
- Dapatkan apostil, atau jika Konvensi tidak berlaku antara negara Anda dan Tiongkok, selesaikan rantai legalisasi konsuler sebagai gantinya.
- Dokumen tersebut diterjemahkan setelah sertifikasi dipasang secara fisik. Terjemahan yang disiapkan sebelum sertifikasi tidak akan menunjukkan stempel apostille atau legalisasi, dan kantor penerima mungkin meminta dokumen lengkap.
- Serahkan ke universitas atau konsulat, simpan dokumen aslinya. Tanyakan terlebih dahulu sebelum mengirimkan sesuatu yang tidak dapat digantikan melalui pos.
Jangan menerjemahkan dokumen sebelum Anda tahu apakah sertifikasi akan dilampirkan sebagai halaman tambahan. Jika ya, halaman itu adalah bagian dari dokumen dan biasanya diharapkan muncul dalam terjemahan juga.
Arah sebaliknya: dokumen Tiongkok untuk digunakan di luar negeri
Jika Anda lulus di Tiongkok dan kemudian perlu mengakui gelar Tiongkok Anda di negara asal, prosesnya berjalan terbalik. Kementerian Luar Negeri Tiongkok menyatakan bahwa Anda terlebih dahulu mendapatkan sertifikat notaris untuk penggunaan luar negeri dari kantor notaris Tiongkok, dan baru kemudian mengajukan apostille atau, untuk negara non-pihak, legalisasi konsuler.
Apostil pada dokumen Tiongkok dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri dan Kantor Urusan Luar Negeri provinsi serta kota yang berwenang, yang dapat mensertifikasi dokumen notaris yang dihasilkan dalam wilayah administratif mereka sendiri. Beberapa kantor yang terdaftar hanya menerima permohonan dan meneruskannya ke atas, jadi konfirmasikan sebelum pergi ke salah satunya.
Dokumen yang berpindah antara Tiongkok daratan dan Hong Kong atau Makau merupakan kasus terpisah dan tidak menggunakan apostille maupun legalisasi konsuler, karena perpindahan tersebut terjadi di dalam satu Pihak Peserta, bukan antara dua pihak.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah Tiongkok menerima apostille?
Ya, untuk Tiongkok daratan sejak 7 November 2023, ketika Konvensi Apostille Den Haag mulai berlaku di sana. Hong Kong dan Makau sudah tercakup, masing-masing sejak 1965 dan 1969. Satu pengecualian penting adalah India: karena India keberatan dengan aksesi Tiongkok, Konvensi tersebut tidak berlaku antara kedua negara dan dokumen yang diterbitkan di India masih memerlukan legalisasi konsuler.
Apakah saya masih perlu pergi ke kedutaan China untuk melegalisasi ijazah saya?
Tidak jika dokumen tersebut dikeluarkan di negara yang merupakan pihak dalam Konvensi. Kedutaan besar dan konsulat Tiongkok berhenti memberikan autentikasi konsuler untuk dokumen-dokumen tersebut pada 7 November 2023. Jika negara penerbit bukan pihak, atau jika dokumen tersebut dikeluarkan di India, langkah kedutaan atau konsulat tetap berlaku.
Apakah apostille berarti dokumen saya tidak perlu diterjemahkan?
Tidak. Apostille hanya mensertifikasi bahwa tanda tangan dan cap adalah asli. Apostille tidak menerjemahkan dokumen dan tidak memutuskan apakah dokumen tersebut dapat diterima untuk tujuan Anda. Universitas dan instansi pemerintah Tiongkok menetapkan persyaratan bahasa mereka sendiri, dan banyak yang memerlukan versi bahasa Tionghoa atau Inggris, terkadang yang dinotarisasi.
Haruskah saya menerjemahkan dokumen sebelum atau sesudah mendapatkan apostil?
Setelahnya, dalam sebagian besar kasus. Apostille atau legalisasi sering kali dilampirkan sebagai halaman tambahan dan menjadi bagian dari dokumen yang sudah selesai, sehingga terjemahan yang disiapkan sebelumnya tidak akan memuatnya. Konfirmasikan kepada kantor yang akan menerima dokumen jika Anda tidak yakin.
Bagaimana cara saya mengetahui apakah negara saya tercakup?
Cari negara Anda di tabel status yang diterbitkan oleh Konferensi Den Haag tentang Hukum Perdata Internasional, yang mencantumkan setiap pihak, tanggal Konvensi berlaku untuk negara tersebut, dan setiap keberatan. Negara terus bergabung, jadi periksa tabel itu sendiri daripada daftar yang diterbitkan ulang di tempat lain.