Những gì đã thay đổi vào ngày 7 tháng 11 năm 2023
Công ước Hague về Chứng thực Dấu hiệu đã có hiệu lực đối với Trung Quốc đại lục vào ngày 7 tháng 11 năm 2023. Trước ngày đó, bằng tốt nghiệp hoặc bảng điểm cấp ở nước ngoài phải trải qua một chuỗi ba bước: công chứng viên địa phương, sau đó là bộ ngoại giao của quốc gia cấp tài liệu, và cuối cùng là đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Trung Quốc tại quốc gia đó. Bước cuối cùng đó không còn áp dụng đối với các quốc gia là thành viên của Công ước.
Thay vào đó, một chứng chỉ duy nhất được cơ quan được chỉ định tại quốc gia nơi tài liệu được cấp đính kèm vào tài liệu của bạn. Các cơ quan Trung Quốc chấp nhận trực tiếp chứng chỉ đó. Tổng lãnh sự quán Trung Quốc tại San Francisco đã nêu rõ điều này đối với phạm vi thẩm quyền của mình khi thay đổi có hiệu lực: từ ngày 7 tháng 11, đại sứ quán và các tổng lãnh sự quán Trung Quốc tại Hoa Kỳ sẽ ngừng xác nhận lãnh sự, và các tài liệu công cộng trong phạm vi của Công ước được cấp tại Hoa Kỳ chỉ cần có apostille của Hoa Kỳ trước khi được gửi đến đại lục Trung Quốc. Các thông báo tương tự đã được các cơ quan đại diện Trung Quốc ở những nơi khác ban hành.
Hồng Kông và Ma Cao đã được bao gồm từ lâu trước năm 2023 — Công ước đã được áp dụng tại đó lần lượt từ năm 1965 và 1969, và tiếp tục được áp dụng sau các cuộc chuyển giao năm 1997 và 1999. Thay đổi năm 2023 đã mở rộng nó đến Trung Quốc đại lục. Rất nhiều lời khuyên về du học Trung Quốc được xuất bản trước cuối năm 2023 vẫn còn trực tuyến và vẫn mô tả bước làm tại đại sứ quán cũ. Hãy kiểm tra ngày tháng của bất kỳ thứ gì bạn đọc, bao gồm cả trang này.
Tuyến đường nào áp dụng cho bạn
Chỉ có ba tình huống, và bạn thuộc tình huống nào hoàn toàn phụ thuộc vào quốc gia cấp tài liệu — không phụ thuộc vào quốc tịch của bạn và không phụ thuộc vào trường đại học bạn đang nộp đơn.
| Tình huống của bạn | Những gì tài liệu của bạn cần |
|---|---|
| Quốc gia đã cấp văn kiện là một bên tham gia Công ước. | Một apostille từ cơ quan có thẩm quyền được chỉ định của quốc gia đó. Không cần bước đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Trung Quốc. |
| Quốc gia đó không phải là thành viên của Công ước | Quy trình cũ vẫn áp dụng: công chứng, sau đó đến bộ ngoại giao của quốc gia đó, rồi đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Trung Quốc tại đó. |
| Tài liệu được cấp tại Ấn Độ | Hợp pháp hóa lãnh sự, không phải apostille. Xem bên dưới — đây là trường hợp ngoại lệ khiến nhiều người nhầm lẫn. |
Thành viên không cố định và các quốc gia tiếp tục gia nhập, vì vậy cách duy nhất đáng tin cậy để xác định vị trí của bạn là tra cứu quốc gia mình trong bảng trạng thái do Hội nghị La Hay duy trì, được liên kết bên dưới. Hãy tự kiểm tra thay vì tin tưởng vào một danh sách được sao chép vào một bài đăng trên blog, kể cả bài đăng này.
Trường hợp ngoại lệ Ấn Độ
Ấn Độ là một bên tham gia Công ước Apostille, và Trung Quốc hiện cũng là một bên tham gia — tuy nhiên, Công ước không có hiệu lực giữa hai quốc gia này. Ấn Độ đã đưa ra phản đối đối với việc gia nhập của Trung Quốc vào tháng 9 năm 2023, theo quy định của Công ước, điều này có nghĩa là Công ước đơn giản là không có hiệu lực giữa hai quốc gia đó.
Hệ quả thực tế là một tài liệu được cấp ở Ấn Độ và dành cho Trung Quốc đại lục vẫn cần chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ, kết thúc tại một cơ quan ngoại giao Trung Quốc ở Ấn Độ. Một ứng viên Ấn Độ nhận được chứng nhận apostille vì một hướng dẫn nói Trung Quốc đã tham gia Công ước sẽ mua một chứng chỉ mà các cơ quan chức năng Trung Quốc sẽ không chấp nhận cho mục đích này.
Bộ Ngoại giao Trung Quốc nêu rõ điều này một cách trực tiếp, và Hội nghị La Hồng ghi lại sự phản đối trong bảng trạng thái của mình. Cả hai nguồn đều được liên kết bên dưới, và cả hai đều đáng để trình cho bất kỳ ai nói với bạn điều khác biệt.
Điều này quan trọng vượt xa một chi tiết kỹ thuật: Ấn Độ gửi một số lượng lớn sinh viên đến các trường đại học Trung Quốc, đặc biệt là các chương trình y khoa, và thông điệp apostille đơn giản hóa là thông điệp đã lan truyền. Nếu tài liệu của bạn đến từ Ấn Độ, hãy dự trù thời gian và chi phí cho quy trình dài hơn.
Apostille không phải là bản dịch, và không phải là sự chấp thuận.
Đây là hiểu lầm phổ biến nhất và nó có thể khiến bạn mất cả một đợt nhập học. Apostille chỉ chứng nhận một điều duy nhất: chữ ký và con dấu trên tài liệu là thật. Nó không nói gì về nội dung tài liệu, không làm cho tài liệu có giá trị cho bất kỳ mục đích cụ thể nào, và không dịch tài liệu sang tiếng Trung.
Bằng cấp của bạn có thể được hợp pháp hóa lãnh sự hoàn hảo nhưng vẫn không đáp ứng yêu cầu ngôn ngữ của văn phòng tuyển sinh. Thông báo của lãnh sự quán công bố thay đổi này đã nói rõ với người nộp đơn rằng hãy kiểm tra với các cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc về định dạng, nội dung, thời hạn và yêu cầu dịch thuật — dịch thuật được nêu là một vấn đề riêng mà cơ quan tiếp nhận quyết định.
Đại học Bắc Kinh, lấy một ví dụ đã được công bố, yêu cầu hồ sơ ứng tuyển bằng tiếng Trung hoặc tiếng Anh, và nêu rõ rằng các tài liệu bằng bất kỳ ngôn ngữ nào khác phải kèm theo bản dịch công chứng tiếng Trung hoặc tiếng Anh. Các trường đại học khác tự đặt ra quy định riêng. Hãy đọc trang tuyển sinh của trường đại học mà bạn thực sự nộp đơn.
Các yêu cầu được đặt ra theo từng cơ sở. Đừng giả định quy tắc được công bố của một trường đại học áp dụng cho trường khác, và đừng giả định một quy tắc bạn được biết vào năm ngoái vẫn còn hiệu lực.
Sắp xếp đúng thứ tự các bước
Thứ tự rất quan trọng, vì mỗi bước chứng nhận bước trước đó. Làm sai thường có nghĩa là phải trả tiền hai lần.
- Nhận tài liệu gốc ở dạng cuối cùng từ cơ quan cấp phát – trường học, đại học hoặc cơ quan đăng ký của bạn. Không có gì có thể được chứng nhận cho đến khi tài liệu tồn tại ở dạng bạn dự định nộp.
- Hãy công chứng nó nếu cơ quan được chỉ định của quốc gia bạn yêu cầu công chứng trước khi cấp apostille. Thực hành khác nhau theo quốc gia và loại tài liệu, vì vậy hãy hỏi cơ quan cấp apostille xem họ cần gì.
- Hãy xin chứng nhận apostille, hoặc nếu Công ước không có hiệu lực giữa quốc gia của bạn và Trung Quốc, hãy hoàn tất quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thay thế.
- Hãy dịch tài liệu sau khi giấy chứng nhận đã được gắn vật lý lên. Bản dịch được chuẩn bị trước khi chứng nhận sẽ không hiển thị dấu apostille hoặc dấu hợp pháp hóa, và văn phòng tiếp nhận có thể yêu cầu tài liệu hoàn chỉnh.
- Nộp cho trường đại học hoặc lãnh sự quán, giữ lại bản gốc. Hãy hỏi trước khi gửi bất kỳ tài liệu nào không thể thay thế qua đường bưu điện.
Đừng dịch tài liệu trước khi bạn biết rõ chứng thực có được đính kèm như một trang bổ sung hay không. Nếu có, trang đó là một phần của tài liệu và thường cũng cần được bao gồm trong bản dịch.
Ngược lại: tài liệu của Trung Quốc để sử dụng ở nước ngoài
Nếu bạn tốt nghiệp tại Trung Quốc và sau đó cần bằng cấp Trung Quốc của mình được công nhận tại quê nhà, quy trình sẽ diễn ra ngược lại. Bộ Ngoại giao Trung Quốc nêu rõ rằng trước tiên bạn phải lấy giấy chứng nhận công chứng dùng cho nước ngoài từ văn phòng công chứng Trung Quốc, sau đó mới nộp đơn xin chứng nhận apostille hoặc, đối với các quốc gia không phải là thành viên, hợp pháp hóa lãnh sự.
Apostille trên giấy tờ Trung Quốc được cấp bởi Bộ Ngoại giao và các Sở Ngoại vụ cấp tỉnh, thành phố được ủy quyền, có thể chứng nhận các giấy tờ công chứng được lập trong phạm vi hành chính của mình. Một số văn phòng được liệt kê chỉ nhận hồ sơ và chuyển lên cấp trên, vì vậy hãy xác nhận trước khi đến.
Các tài liệu luân chuyển giữa Trung Quốc Đại lục và Hồng Kông hoặc Ma Cao là một trường hợp riêng biệt và không sử dụng chứng nhận apostille cũng không sử dụng hợp thức hóa lãnh sự, vì đây là các luân chuyển trong cùng một Bên ký kết thay vì giữa hai Bên khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Trung Quốc có chấp nhận chứng nhận apostille không?
Có, đối với Trung Quốc đại lục từ ngày 7 tháng 11 năm 2023, khi Công ước Apostille La Haye có hiệu lực tại đây. Hồng Kông và Ma Cao đã được áp dụng từ năm 1965 và 1969 tương ứng. Ngoại lệ đáng chú ý là Ấn Độ: vì Ấn Độ phản đối việc Trung Quốc gia nhập, Công ước không áp dụng giữa hai quốc gia và tài liệu cấp ở Ấn Độ vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự.
Tôi vẫn cần đến Đại sứ quán Trung Quốc để hợp pháp hóa bằng cấp của mình phải không?
Không cần nếu tài liệu được cấp tại một quốc gia là thành viên của Công ước. Các đại sứ quán và lãnh sự quán Trung Quốc đã ngừng cung cấp xác thực lãnh sự cho các tài liệu đó vào ngày 7 tháng 11 năm 2023. Nếu quốc gia cấp tài liệu không phải là thành viên, hoặc nếu tài liệu được cấp tại Ấn Độ, bước làm việc với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán vẫn phải thực hiện.
Chứng nhận apostille có nghĩa là tài liệu của tôi không cần được dịch không?
Không. Dấu hợp thức chỉ xác nhận rằng chữ ký và con dấu là thật. Nó không dịch tài liệu và cũng không quyết định liệu tài liệu có được chấp nhận cho mục đích của bạn hay không. Các trường đại học và cơ quan chính phủ Trung Quốc tự đặt ra yêu cầu ngôn ngữ của riêng họ, và nhiều nơi yêu cầu một phiên bản tiếng Trung hoặc tiếng Anh, đôi khi là một bản có công chứng.
Tôi nên dịch tài liệu trước hay sau khi nhận được apostille?
Sau đó, trong hầu hết các trường hợp. Chứng nhận apostille hoặc hợp pháp hóa thường được đính kèm như một trang bổ sung và là một phần của tài liệu hoàn chỉnh, nên bản dịch được chuẩn bị trước sẽ không phản ánh điều này. Hãy xác nhận với văn phòng sẽ nhận tài liệu nếu bạn không chắc chắn.
Làm thế nào để tôi biết quốc gia của mình có được bao gồm không?
Hãy tra cứu quốc gia của bạn trong bảng trạng thái do Hội nghị La Hay về Tư pháp Tư nhân công bố, bảng này liệt kê mọi bên tham gia, ngày Công ước có hiệu lực đối với bên đó và mọi sự phản đối. Các quốc gia tiếp tục gia nhập, vì vậy hãy kiểm tra chính bảng đó thay vì một danh sách được tái bản ở nơi khác.