Ce qui a changé le 7 novembre 2023
La Convention de La Haye sur l'apostille est entrée en vigueur pour la Chine continentale le 7 novembre 2023. Avant cette date, un diplôme ou un relevé de notes délivré à l'étranger devait suivre une procédure en trois étapes : un notaire local, puis le ministère des Affaires étrangères du pays qui l'avait délivré, et enfin une ambassade ou un consulat chinois dans ce pays. Cette dernière étape n'existe plus pour les pays parties à la Convention.
À sa place, un certificat unique est apposé sur votre document par l'autorité désignée du pays où le document a été délivré. Les autorités chinoises acceptent directement ce certificat. Le consulat général de Chine à San Francisco l'a clairement indiqué pour sa propre juridiction lors de l'entrée en vigueur du changement : à partir du 7 novembre, l'ambassade de Chine et les consulats généraux de Chine aux États-Unis cesseront les authentifications consulaires, et les documents publics relevant du champ d'application de la Convention délivrés aux États-Unis n'auront besoin que d'une apostille américaine avant d'être envoyés en Chine continentale. Des avis équivalents ont été publiés par les missions chinoises dans d'autres régions.
Hong Kong et Macao étaient déjà couverts bien avant 2023 — la Convention s'y applique depuis 1965 et 1969 respectivement, et a continué de s'appliquer après les rétrocessions de 1997 et 1999. La modification de 2023 l'a étendue à la Chine continentale. Beaucoup de conseils sur les études en Chine publiés avant la fin de 2023 sont toujours en ligne et décrivent toujours l'ancienne étape par l'ambassade. Vérifiez la date de tout ce que vous lisez, y compris cette page.
Quelle voie s'applique à vous
Il n’existe que trois situations, et celle dans laquelle vous vous trouvez dépend entièrement du pays qui a délivré le document — pas de votre nationalité, ni de l’université à laquelle vous postulez.
| Votre situation | Ce dont votre document a besoin |
|---|---|
| Le pays qui a émis le document est partie à la Convention | Une apostille de l'autorité désignée de ce pays. Aucune étape auprès de l'ambassade ou du consulat de Chine. |
| Ce pays n'est pas partie à la Convention | L'ancienne chaîne s'applique toujours : notarisation, puis ministère des Affaires étrangères du pays concerné, puis ambassade ou consulat de Chine sur place. |
| Le document a été délivré en Inde | Légalisation consulaire, pas un apostille. Voir ci-dessous — c'est l'exception qui trompe les gens. |
L'adhésion n'est pas statique et des pays continuent d'y adhérer, donc la seule façon fiable de vous situer est de rechercher votre pays dans le tableau de statut tenu par la Conférence de La Haye, lié ci-dessous. Vérifiez par vous-même plutôt que de vous fier à une liste copiée dans un article de blog, y compris celui-ci.
L'exception relative à l'Inde
L'Inde est partie à la Convention sur l'apostille, et la Chine est également partie à présent, cependant la Convention ne s'applique pas entre ces deux pays. L'Inde a déposé une objection à l'adhésion de la Chine en septembre 2023, ce qui, en vertu de la Convention, signifie simplement qu'elle n'entre pas en vigueur entre ces deux États.
La conséquence pratique est qu'un document délivré en Inde et destiné à la Chine continentale doit toujours passer par l'ensemble de la chaîne de légalisation consulaire, qui se termine auprès d'une mission diplomatique chinoise en Inde. Un demandeur indien qui obtient une apostille parce qu'un guide a indiqué que la Chine a adhéré à la Convention aura acheté un certificat que les autorités chinoises n'accepteront pas à cette fin.
Le ministère des Affaires étrangères de Chine l'indique directement, et la Conférence de La Haye consigne l'objection dans son tableau de statut. Les deux documents sont liés ci-dessous, et il vaut la peine de les montrer à toute personne qui vous dirait le contraire.
Cela va bien au-delà d'un détail technique : l'Inde envoie un grand nombre d'étudiants dans les universités chinoises, notamment dans des programmes de médecine, et le message simplifié sur l'apostille est celui qui s'est répandu. Si vos documents proviennent d'Inde, prévoyez le temps et les frais nécessaires pour la procédure plus longue.
Une apostille n'est pas une traduction, et ce n'est pas une approbation.
C'est le malentendu le plus courant, et il peut coûter toute une session d'admission. Une apostille certifie une chose précise : que la signature et le sceau sur le document sont authentiques. Elle ne dit rien sur le contenu du document, ne rend pas le document valable pour un usage particulier et ne traduit pas le document en chinois.
Votre diplôme peut être parfaitement apostillé et ne pas satisfaire pour autant à l'exigence linguistique d'un bureau des admissions. L'avis du consulat annonçant le changement indique aux candidats, en toutes lettres, de se renseigner auprès des autorités chinoises compétentes sur le format, le contenu, les délais et les exigences de traduction — la traduction étant nommée comme une question distincte que l'organisme destinataire décide.
L'Université de Pékin, pour prendre un exemple publié, exige des documents de candidature en chinois ou en anglais, et précise que les documents dans toute autre langue doivent être accompagnés de traductions notariées en chinois ou en anglais. D'autres universités fixent leurs propres règles. Consultez la page d'admission de l'université à laquelle vous postulez réellement.
Les exigences sont définies par établissement. Ne supposez pas que la règle publiée d'une université s'applique à une autre, et ne supposez pas qu'une règle qui vous a été communiquée l'année dernière est toujours en vigueur.
Sources officielles
Respecter le bon ordre des démarches
L'ordre compte, car chaque étape certifie la précédente. Se tromper signifie généralement payer deux fois.
- Procurez-vous le document lui-même dans sa forme finale auprès de l'organisme émetteur — votre école, université ou registre gouvernemental. Rien ne peut être certifié tant que le document n'existe pas sous la forme que vous comptez soumettre.
- Faites-le notarier si l'autorité désignée de votre pays exige une notarisation avant de délivrer un apostille. Les pratiques varient selon le pays et le type de document, donc demandez à l'autorité qui délivre l'apostille ce qu'elle nécessite.
- Obtenez l’apostille, ou si la Convention ne s’applique pas entre votre pays et la Chine, complétez la chaîne de légalisation consulaire à la place.
- Faites traduire le document, une fois la certification physiquement apposée. Une traduction réalisée avant la certification ne montrera pas l'apostille ou les tampons de légalisation, et l'organisme récepteur pourra demander le document complet.
- Soumettez le dossier à l'université ou au consulat, en conservant les originaux. Renseignez-vous avant d'envoyer quoi que ce soit d'irremplaçable par la poste.
Ne faites pas traduire vos documents avant de savoir si la certification sera ajoutée en tant que page supplémentaire. Si c'est le cas, cette page fait partie du document et il est généralement attendu qu'elle apparaisse également dans la traduction.
L'autre sens : un document chinois destiné à être utilisé à l'étranger
Si vous obtenez votre diplôme en Chine et avez ensuite besoin que votre diplôme chinois soit reconnu dans votre pays d'origine, la procédure s'effectue en sens inverse. Le ministère chinois des Affaires étrangères indique que vous devez d'abord obtenir un certificat notarial à usage étranger auprès d'un office notarial chinois, et seulement ensuite demander l'apostille ou, pour les pays non parties, la légalisation consulaire.
Les apostilles sur les documents chinois sont délivrées par le ministère des Affaires étrangères et par les bureaux des Affaires étrangères provinciaux et municipaux autorisés, qui peuvent certifier les documents notariés produits dans leur propre zone administrative. Certains bureaux répertoriés ne font que recevoir les demandes et les transmettent aux échelons supérieurs, alors confirmez avant de vous y rendre.
Les documents transitant entre la Chine continentale et Hong Kong ou Macao constituent un cas à part et ne nécessitent ni apostille ni légalisation consulaire, car il s'agit de transferts au sein d'une seule Partie contractante et non entre deux.
Questions fréquemment posées
La Chine accepte-t-elle les apostilles ?
Oui, pour la Chine continentale depuis le 7 novembre 2023, date à laquelle la Convention de La Haye sur l'apostille y est entrée en vigueur. Hong Kong et Macao étaient déjà couverts, depuis 1965 et 1969 respectivement. La seule exception notable est l'Inde : comme l'Inde s'est opposée à l'adhésion de la Chine, la Convention ne s'applique pas entre les deux pays et les documents délivrés en Inde nécessitent toujours une légalisation consulaire.
Dois-je encore me rendre à l'ambassade de Chine pour légaliser mon diplôme ?
Non, si le document a été délivré dans un pays partie à la Convention. Les ambassades et consulats de Chine ont cessé de fournir la légalisation consulaire pour ces documents le 7 novembre 2023. Si le pays émetteur n'est pas partie, ou si le document a été délivré en Inde, l'étape de l'ambassade ou du consulat s'applique toujours.
Une apostille signifie-t-elle que mon document n'a pas besoin d'être traduit ?
Non. Une apostille certifie seulement que la signature et le sceau sont authentiques. Elle ne traduit pas le document et ne détermine pas si le document est acceptable pour votre objectif. Les universités chinoises et les administrations publiques fixent leurs propres exigences linguistiques, et beaucoup exigent une version chinoise ou anglaise, parfois notariée.
Dois-je traduire le document avant ou après avoir obtenu l'apostille ?
Après, dans la plupart des cas. L’apostille ou la légalisation est souvent jointe sous forme de page supplémentaire et fait partie du document final, donc une traduction préparée à l’avance ne la prendra pas en compte. Si vous avez un doute, vérifiez auprès du service qui recevra le document.
Comment savoir si mon pays est couvert ?
Recherchez votre pays dans le tableau de statut publié par la Conférence de La Haye de droit international privé, qui répertorie chaque partie, la date d'entrée en vigueur de la Convention pour elle et toute objection. Des pays continuent d'y adhérer, alors consultez le tableau lui-même plutôt qu'une liste republiée ailleurs.