Chinois ou anglais — et ce qui arrive à tout le reste
La plupart des universités chinoises acceptent les dossiers de candidature en chinois ou en anglais. Si vos documents sont rédigés dans une autre langue, ils devront être traduits, et l'université détermine la forme que doit prendre cette traduction.
L'Université de Pékin indique que les documents de candidature doivent être en chinois ou en anglais, et que les documents dans d'autres langues doivent être accompagnés de traductions notariées en chinois ou en anglais. Elle va plus loin pour les diplômes, exigeant à la fois l'original et une copie notariée en chinois ou en anglais, et exige que les relevés de notes soient des originaux ou des copies notariées.
L'Université du Sichuan formule les choses différemment : elle exige que tous les certificats et documents téléchargés soient des originaux ou des copies notariées en chinois ou en anglais, et demande des traductions officielles en chinois ou en anglais des documents rédigés dans d'autres langues.
Lisez attentivement à quoi le mot notarié est associé, car ce n'est pas la même chose dans les deux universités. À l'Université de Pékin, il s'applique à la traduction. À l'Université du Sichuan, il s'applique à la copie du certificat, tandis que la traduction est simplement qualifiée d'officielle. Deux exigences qui contiennent toutes les deux le mot notarié peuvent nécessiter deux interventions différentes.
Lisez la formulation de votre université littéralement et notez le nom qu'elle modifie. Notarié, officiel, certifié et scellé ne sont pas interchangeables, et un travail préparé selon la norme incorrecte doit être refait.
Ce qui est normalement traduit
Pour une candidature universitaire, les documents qui nécessitent le plus souvent une version en chinois ou en anglais sont ceux-ci.
- Certificats de diplôme et certificats de fin d'études
- Relevés de notes académiques, y compris les barèmes de notation et toute note explicative au verso
- Certificats de fin d'études secondaires, pour les candidats à la licence
- Lettres de recommandation, lorsque le référent a rédigé en une autre langue
- Certificats d'extrait de casier judiciaire, le cas échéant
- Formulaires d'examen médical, lorsque requis
- Relevés bancaires ou garanties financières, le cas échéant
Deux choses sont régulièrement oubliées. La première est le verso du relevé de notes : les grilles de notation, les définitions des crédits et les notes explicatives font partie du document et un responsable des admissions peut en avoir besoin pour interpréter vos notes. La seconde est la page de certification elle-même — une fois qu’une apostille ou un certificat de légalisation est apposé, elle fait partie du document, et le service récepteur peut s’attendre à ce qu’elle apparaisse dans la traduction.
Les lettres de motivation et les plans de recherche sont rédigés par vous, pas traduits après coup. Lorsqu'un programme est enseigné en chinois, rédigez en chinois si vous le pouvez — une lettre qui semble être une traduction présente un dossier moins solide que celle rédigée dans la langue du programme.
Ordre des opérations
L'ordre des étapes importe plus que le choix du traducteur, car le fait de ne pas respecter cet ordre signifie que vous devrez payer deux fois.
- Procurez-vous le document final auprès de l'institution émettrice.
- Réalisez toute authentification requise par votre destination — apostille, ou légalisation consulaire là où la voie de l'apostille ne s'applique pas.
- Traduisez le document, y compris le certificat d'authentification si un tel document a été joint.
- Faites notarier la traduction, si la formulation de l'université exige une notarisation.
- Soumettez le dossier en conservant les originaux et en vous renseignant avant d'envoyer quoi que ce soit d'irremplaçable par la poste.
Traduire d'abord est l'erreur classique. Une traduction effectuée avant la certification ne mentionne pas la certification, et il se peut que l'on vous demande un document complet.
Questions qu'il vaut la peine de poser avant de payer
Personne ne peut vous promettre à l'avance qu'une traduction particulière sera acceptée, car l'acceptation est décidée par le bureau qui la reçoit — le service des admissions de l'université, le notaire ou le consulat. Traitez toute garantie d'acceptation avec méfiance. Ce que vous pouvez faire, c'est établir précisément les exigences avant de commander le travail.
- Demandez à l'université, par écrit, si elle exige une traduction notariée ou officielle, et si elle souhaite une traduction en chinois ou en anglais.
- Demandez si la traduction doit être reliée à, ou physiquement attachée à, une copie de l'original.
- Demandez si une numérisation est acceptable pour la demande initiale et si un exemplaire papier est requis par la suite, ce qui est courant.
- Demandez si la page de certification doit être incluse dans la traduction.
- Conservez la réponse. Si une exigence est contestée ultérieurement, une réponse écrite du service des admissions permet de la régler.
Lorsque l'exigence est la notarisation, demandez au notaire ce qu'il attend du traducteur, car les notaires diffèrent selon qu'ils attestent l'identité du traducteur, la déclaration du traducteur ou la traduction elle-même.
Questions fréquemment posées
Mes documents doivent-ils être en chinois ?
Généralement, le chinois ou l’anglais est accepté. L’Université de Pékin exige que les documents de demande soient en chinois ou en anglais, avec des traductions notariées pour les documents dans d’autres langues. Les programmes dispensés en anglais peuvent être plus flexibles dans la pratique, mais la règle publiée est celle qui s’applique.
Quelle est la différence entre une traduction notariée et une traduction officielle ?
Une traduction notariée implique un notaire, qui atteste de quelque chose concernant la traduction ou le traducteur. Une traduction officielle ou certifiée ne le fait généralement pas. Le piège est que les universités attachent le terme à des choses différentes : l'Université de Pékin exige des traductions notariées, tandis que l'Université du Sichuan exige des copies notariées des certificats et décrit la traduction elle-même uniquement comme officielle. Suivez la formulation exacte de l'université à laquelle vous postulez et notez quel document la condition modifie.
Dois-je traduire avant ou après avoir obtenu l'apostille ?
Après. L’apostille ou le certificat de légalisation est fréquemment joint sous forme de page supplémentaire et fait partie du document, donc une traduction préparée à l’avance ne l’inclura pas et pourra être considérée comme incomplète.
Le verso de mon relevé de notes doit-il être traduit ?
S'il contient des informations, oui. Les barèmes de notation, la définition des crédits et les notes explicatives font partie du relevé de notes et un responsable des admissions peut en avoir besoin pour interpréter correctement vos résultats.
Quelqu'un peut-il garantir que ma traduction sera acceptée ?
Non, et vous devriez vous méfier de quiconque affirme le contraire. L'acceptation est décidée par l'organisme destinataire. Ce que vous pouvez faire, c'est confirmer l'exigence exacte auprès de cet organisme par écrit avant de commander le travail, et conserver la réponse.